Quando si parla di “organizzazione eventi” è impossibile non citare una figura centrale in questo settore, quella dell’organizzatore di eventi.
Che si tratti di un meeting di lavoro, di un matrimonio, di un compleanno o di qualunque altro tipo di occasione, l’organizzatore di eventi è diventato in questi ultimi anni un personaggio sempre più popolare e richiesto su tutto il territorio nazionale.
Se stai anche valutando di intraprendere un percorso di studi come event planner, in questo articolo scoprirai nel dettaglio in cosa consiste questo lavoro e quali sono le competenze richieste.
Chi è un organizzatore di eventi?
L’organizzatore di eventi è una figura professionale incaricata di pianificare e supervisionare ogni singolo aspetto di un determinato evento, sia per quanto riguarda la logistica, sia la gestione del personale, sia i vari elementi previsti per la preparazione finale.
Il compito dell’event planner, quindi, è quello di assicurarsi che ogni cosa sia al proprio posto affinché l’evento abbia un successo assicurato.
L’organizzatore di eventi deve essere in grado di programmare il proprio lavoro in base a un budget definito, garantendo che ogni dettaglio sia perfetto.
Inoltre, è necessario possedere competenze specifiche sia per quanto riguarda gli aspetti legati al marketing, sia rispetto alle relazioni pubbliche, in modo da promuovere l’evento attirando quanto più pubblico possibile.
Inoltre, l’organizzatore di eventi deve avere una buona capacità comunicativa, per relazionarsi in modo efficace con i vari fornitori e sponsor dell’evento.
Infine, l’organizzatore di eventi deve avere buone capacità di problem solving ed essere in grado di gestire le diverse fasi di realizzazione dell’evento, rispettando le tempistiche e il budget fornito.
Quali sono le funzioni dell’organizzatore di eventi?
Vediamo nel dettaglio quali sono le funzioni che deve svolgere un organizzatore di eventi:
- organizzare le risorse indispensabili per l’evento sulla base del budget a disposizione;
- individuare il luogo ideale per l’evento;
- contattare i vari fornitori per avere il meglio dei prodotti e dei servizi necessari (cibo, bevande, intrattenimento,…);
- supervisionare ogni fase della realizzazione dell’evento;
- coordinare il team affinché tutto si svolga come previsto;
- promuovere gli aspetti comunicativi e promozionali;
- relazionarsi con gli ospiti e gli sponsor dell’evento;
- pianificare la scaletta dell’evento;
- verificare che tutte le attrezzature siano pronte;
- trovare soluzioni rapide ed efficaci ad eventuali problemi;
- verificare che l’evento abbia successo.
Quali competenze deve avere un organizzatore di eventi?
Un event planner deve possedere una serie di competenze indispensabili per riuscire in questa professione, in particolare:
- capacità organizzative: un bravo organizzatore di eventi deve essere capace di organizzare ogni evento in modo efficiente, controllando efficacemente i vari aspetti organizzativi;
- capacità comunicative: l’event planner deve avere ottime capacità di comunicazione, sia verso i clienti, sia rispetto agli sponsor e ai fornitori;
- capacità creativa: l’organizzatore di eventi deve avere una mente creativa e flessibile, in grado di spaziare con la fantasia per realizzare eventi unici. Inoltre deve essere sempre aggiornato sulle ultime tendenze, in modo da rispondere in modo puntuale ai desideri dei propri clienti;
- capacità gestionali: gli organizzatori di eventi devono sapere come gestire il budget a disposizione, negoziando con i fornitori e assicurandosi di avere i migliori prodotti e servizi al prezzo migliore;
- capacità di leadership: l’organizzatore di eventi deve essere in grado di gestire il proprio team in modo che ognuno svolga il proprio lavoro in modo ottimale e gestendo rapidamente eventuali crisi.